要掌握产品和原材料的“新鲜度”，首先需要对其进行基本设置：假设有成品A和物料B，两者要进行保质量期管理。假设成品A的保质期天数为20天，物料B的保质期天数为40天。并且为了保证超过保质期的物料不出库，把仓库设置为“不允许负数出库”。
在企业生产中，常常会遇到一些不在保质期内的物料或成品，即使这些物料或成品仍然在仓库中也不能当作可用库存使用。即“可用库存=总库存量-超过保质期的存量”，这就是“即时有用库存量”的概念。
如：物料B有效期为40天，数量为300个，假设到20号过期，则19号查询库存时，即时有用库存量为300个；若在21号查询库存时，即时有用库存量则为0个。300个B已经都过期，不能使用。
由于保质期管理涉及到所有的出入库单据，所以在进行出入库操作时，就会触发保质期管理流程。
假设在1月20日购入物料B，开入库单时，需要登记该物料的保质期起始日期。注意该日期一般为供应商生产完成之日或者供应商发货之日，而不是公司收货之日。即如果供应商完成物料B的生产日期为1月10日，则将1月10日等级为该物料的保质期起始日期，计算得到保质期至2月19日。即在2月19日之前均可正常领取物料B。如果在2月19日之后领取物料B，则会因物料B都已过期，即时有用库存量为0，而无法领料。
成品A的保质期管理也是如此，在成品A入库时，将生产日期作为成品的保质期起始日期，系统根据设定的保质期自动核算出保质期的截止日期，在该截止日期之前可正常完成成品发运，在该截止日期之后便会因成品A已经过期，即时有用库存量为0导致无法发货。
需要特别注意的是，在产品库存查询时，对设置过保质期的产品，要用专门的报表，即“保质期产品库存查询清单”查询，否则，查出的产品是所有的库存，包含过期与不过期的库存。“保质期产品库存查询清单”，比普通的查询多了几个字段，如即时有用库存量，过期日等。