一般认为，整理单据和业务流程的工作可以同时做，也可以分步来做。但实际中，考虑到数据单据可以依照完整的企业业务流程来整理，可以将原始数据、单据整理工作放在业务流程整理工作之后进行。

整理企业业务数据单据的工作包括：原始数据与单据收集、归类、重要性分析。整理出的数据与单据可以采用列表分析的形式来归纳其重要性。比如，形成“单据名称、操作人员、业务内容、处理时间、关键数据、频率”这样的表格。在此过程中需要注意以下问题：

首先是单据所涉及的部门和人员。数据与单据是结合业务流程的，如同对流程的处理。要注意单据中所涉及到的人员是否在实施ERP之后还需要涉及到，流程是否需要精简以提高效率等问题。

其次是单据所涉及的工作内容。在手工管理的时候很多单据的作用是辅助性的，或者说是可以合并的。通过对这些单据的整理可以降低单据的编写工作，从根本上降低劳动强度。当然，有些报表也可以改为查询，用户直接在ERP系统中查询就好了，不需要打印出来再给相关人员签核。

再次是数据与单据使用的频率。数据单据的使用频率往往和单据的重要性相关联，常见的是日报、周报、月报、年报。其余临时性的单据则可以在清理整顿之列。通过对使用频率的统计，可以很容易地发现多余的报表。

最后是数据与单据所涉及的内容。单据都会涉及到数据，哪些数据是必须填写的项目，哪些是可以选择的项目，哪些是关键数据，都需要在报表中一一列出。对单据内容的分析和整理是为了优化报表结构，大部分的报表可以集中到少数的报表中来，省却重复查询的麻烦。

第三件事，就是业务流程优化工作。

可以说，整个需求调研工作的目标之一就是业务流程优化。在优化业务流程之前，首先，负责人需要明白流程优化的目标，尽可能量化。比如，采购计划的下达时间缩短2个小时，仓库暂收到货物入库的时间缩短50%等等。其次，优化的过程中要充分考虑业务流程涉及到的部门和人员的意见，并尽量争取他们的配合。对于提交的优化报告，应该分析可能会遇到的问题及所建议的解决方法。

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