苏州万旭的信息化管理 从容应对ERP项目
2003年农历年过后,万旭的ERP系统正式开始实施。基于企业的长期规划考虑,万旭的ERP规划分为两期,第一期先从基础入手,上线模块为基本资料及系统管理、库存管理、定单管理、应收/应付、会计总帐管理、BOM、工单/委外管理、工艺管理、批次需求计划、自动分录等模块,第二期则在此基础上进一步深化管理,应用模块将涉及固定资产管理、质量管理、进出口管理、销售分析管理、海关合同、成本计算管理等多个系统。
在万旭与神州数码顾问的共同努力下,2003年6月,经过3个月的训练、安装、模拟测试等,万旭电子ERP第一期正式上线,旧有的在AS400上开发的系统正式被淘汰,同时被淘汰的还有已经在苏州万旭沿用将近十年的Novel系统,同期万旭的ERP系统二期也开始规划。
对于ERP的实施,万旭领导决心很大,在推行上不遗余力。项目之初,万旭首先明晰各部门、人员的职责,分成不同的TEAM,在哪一部分出现问题,就由该TEAM的负责人解决问题。由于ERP系统刚启动,许多旧有的作法和观念一时间无法改变,对此万旭用了两周左右的时间进行疏导,最终使万旭各部门人员达成共识--虽然短期内员工的工作量会加大,但从长远考虑,立足管理角度,最终效果将是有利于企业发展的。同时,万旭成立了专门的推动小组,神州数码的顾问对小组成员进行培训,他们再对各部门人员进行培训,一个系统上完课后,进行考试,考完试不过的要进行补考,再考不过就实行调岗处理,最终保证了ERP的顺利实施。
在ERP应用上,万旭采取了稳健的切入模式,在ERP系统实施的同时,实施两手抓的办法,在电脑提供数据的同时,仍采用人工的方式进行核对,以确保系统的实际运营效果。这主要是由于ERP系统尚处于第一阶段,万旭无法按照净需求的方式针对每一个订单展开,到底要买多少、库存多少,目前万旭尚且无法做到。由于现在系统做到的是毛需求,具体数据还没有达到预期的准确率,因此仍然需要用手工进行判断。廖本旺说:"我们一套系统需要什么时间去做毛需求或什么时间去做净需求都是有一个时间段的,不能说整套系统刚上线在一切数据都很不完整的情况下,马上就上去的话可能会造成生产线会大量的瘫痪,在未来随着ERP的逐渐导入,这一状况将会得到很大改善。"前景日趋明朗
万旭的ERP上线后,效果已经逐步显现。首先,在订单方面,原有的系统流程接单、买材料、生产、出货、一个订单号从头串到尾,如果需要对生产出货状况进行查询非常麻烦;采用新的ERP系统,订单、采购单各有一个号码,订单的单号、采购单的单号、销售单的单号,环环相扣,如果需要对订单进行查询,可以一查到底,效率提升明显。管理流程也得到了规范,以采购单为例,在原有的经营管理模式下,采购单数量、单价可以由业务员自行更改,而现在要更改,必须通过系统进行,没有相应权限、无法进行修改,而修改后的记录也可以很容易查到,这样就避免了人为的随意性。
但对于廖本旺而言,一个ERP系统的效果并不只限于此:目前相关的流程还需要逐步规范,数据的准确率还需要提高。目前万旭内部的数据准确率还没有达到100%准确,还不能完全做到及时、准确,ERP的效果还没有完全显现出来。此外相关流程也需要规范,各个系统的整合也需要时间,廖本旺认为:首先要把工作做顺,有一个稳定的运营环境,然后才能谈到成本以及其它方面。
在廖本旺的规划中,万旭ERP的真正效果应该在第二阶段才能逐步体现出来。如果说第一阶段是基础性的工作,那么第二阶段就需要在管理方面进行大规模的提升,使流程进一步合理化。这也是实施ERP更进一步的目的。如果第二阶段实施比较成功的话,就能看到分批成本,这也是老板希望看到的效果。廖本旺希望能够把这一套系统逐步推广到将建成的苏州光电厂、东莞、香港等地的工厂,使整个公司的运营管理水平能够得到进一步提高。
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