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CACT作业者集团实施SAP ERP建设成功案例

对于一个庞大的ERP工程,实施工作一般会从企业的一个实体,或者是一个职能部门开始。对这种方法,不同的咨询公司都有共识。志杰科技集团有限公司也有用8个月的时间实施完成青岛啤酒公司销售、库存、财务、采购和部分决策分析等模块的心得,当时参与这个项目的中国区高级管理咨询顾问丁邦满说,“通常,我们会把实施阶段分为试点期和推广期两个阶段,而且一般会建议用户在试点期先从一个点入手,比如一个集团下面有5个工厂,我们会首先选定一个基础比较好的工厂来实施。在这个工厂运行基本成熟以后,再向其他的工厂来进行推广;或者选择一个模块先上,比如财务。”
虽然这些实施方都强调要先上重要的核心模块,对相对容易这个先决条件只字不提,但是财务总是被列为首选模块先上,这多少和它的固有特点有些关系,毕竟财务模块流程已经比较标准和清晰,实施起来相对容易。而实施成功的模块对企业是很大的鼓励,会让项目在以后的实施中得到更多的支持和帮助。
法则二:企业的态度决定项目的成败---CACT的ERP项目得到了企业最高管理层的全面支持,所有的相关事项都可以得到上面的关注,所有的事项都可以得到及时的推动。项目组一致认为这一点非常关键。
CACT总裁Ronald认为,要把这个项目做好做快,必须通过身体力行来让全公司对此取得共识。他始终认为在所有的系统实施过程中,“人”都是一个非常重要的因素。对此,CACT采用了一种非常有效的激励办法,把所有员工相关绩效的一部分捆绑到系统上面,如果系统早日完成,员工可以得到比较丰厚的奖励,如果系统不能够按时完成的话,这部分奖励就都得不到。
对项目的实施,双方还设立了一个专门的核心委员会,由CACT的高层领导和实施合作伙伴方面的专家共同组成,CACT方面有总裁、副总裁、信息主管(项目经理)、财务经理参加,负责解决一些在策略层面的问题,并且定期审查ERP项目的进度和费用。委员会还有一个重要的作用,就是在最短时间内到位项目实施中发生的一些必要费用,而在很多企业里,对这种费用的审批往往会占用比较长的时间,不可避免地影响到项目的进程。
不仅如此,CACT还选择了一些最有经验的用户,作为关键用户投入到项目中,而且这些关键用户被要求暂时停止并交接自己的工作,以便拿出100%的时间和精力参与实施。基本上这些员工不是部门主管,就是业务骨干,让这些人全职参与ERP项目实施,对很多企业而言是难以做到的——一般来讲,能让这些人拿出1/3的时间在必要的时候来参与项目,而只派一些处理文档的人员来全职参与就已经不错了。
除了在资金和人员上予以支持外,CACT还把ERP系统的实施,作为每周举行的经理工作会议上的一个重要的议程的来进行讨论。所有在工作当中遇到的问题,需要各部门进行的协调,都可以通过工作会议得到有效的解决,同时布置相应的实施任务。
John说,“CACT的ERP项目是我们和PWC共同实施的,而不是PWC为我们实施的,是我们自己的事,这是我们全公司当前一个最主要的基本建设项目。”CACT还把实施和审查、培训同步进行,PWC制定流程和设置软件的时候,CACT就做培训,这样同步进行也节约了很多时间。
John曾有过从军的经历,这让他在整个项目进程中充当了计划实施监督的铁腕,一切严格按照计划执行,让每一个进程的时间都控制在计划之中。
法则三:变革管理
一个人的改变是很难的,一个企业的改变就更难。当企业的流程与软件中包含的管理理念不一致的时候,如何处理变革,如何管理变革,就显得异常重要。
Ronald说,“CACT在实施中采取了变革管理的态度。在需要的时候,CACT对业务流程进行重整,并对由此带来的一些冲击和影响逐一分析研究,制定相应的策略加以消化。”在实施过程中,如果CACT遇到原来业务或管理流程和软件不一致的时候,通常是在系统许可范围内,通过参数的设定和改变,使两者能够很好地结合;但是在比较少的情况下,有的需求系统不能满足,CACT就尽量改变自己的业务流程,来适应这个系统。
之所以这样做,CACT有自己的考虑,Ronald说:“我们的确知道作为石油天然气行业有很多特殊的需要,但是我们也尽量向标准化的方向靠拢,把这些特殊化的要求降到最低限度。” 
“从CACT的发展历史看,我们还是比较新的公司。而SAP的软件在ERP领域有着非常悠久的历史,在它的研发过程当中,吸收了许许多多成功企业的普遍的经营管理经验,同时又经过了不断的改善,所以我们尊重的不单单是一个纯粹的软件系统,而是它里面凝结的很多正确的经营管理理念。同时我们也考虑到,为CACT出资的海外公司已经成功地使用了SAP的系统,所以我们将最大化地采用这个系统。” Ronald坦率地承认,在此之前他们有过一些不好的经验。CACT过去实施过一个ERP系统,是一个度身定制、经过大量修改后的“改良”系统。其后果是,当系统需要改进的时候,能够给系统以有力技术支持的人非常少,因为在系统经过许多改动以后,已经没有几个人熟悉它了。
法则四:选择好你的合作伙伴---在ERP项目的实施过程中,如果软件供应商和实施顾问具有丰富的行业经验,往往能够在关键时刻让企业少走很多弯路。同时前面已经提到,在变革管理中,企业在进行业务流程重整的时候会产生一些冲击和影响,所以业务流程的调整不能太多,否则企业难以承受;这就需要软件有很大的弹性,既可以满足很多要求,又不需要很多二次开发。

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