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联想实施ERP疏通企业经络技术方案的实施

王晓岩总监说:“按照常规工作模式,开发管理软件都是由用户提需求,厂商或集成商组织开发,但对于ERP系统来说,这样做周期太长,R/3系统具有许多模块,这些模块是通过几千个参数(Switch)配置的方式实现不同的功能,来满足和适应不同企业的需求,在实施之前,德勤公司为联想的ERP系统进行了项目咨询,按照德勤的方法论,该项目需通过五个阶段来实现,第一阶段是范围评估,第二阶段是目标确认,第三阶段是流程设置,第四阶段是系统配置和测试,第五阶段则是交付使用。实施过程中,我们认识到,第三阶段流程设置是该项目实施的关键阶段。”对于流程设计,联想主要关注于三个层次的工作:第一层是清理、规范了现有流程,找出缺少的流程,把不规范的流程规范化。第二层是对流程的系统化、集成化,如利用R/3中的物料管理模块,将所有事业部原来不统一的做法标准化,像采购系统,原来公司的做法是在临近采购时拿出单据直接报账,这是一种零散的做法,而R/3系统使每一部门在采购前必须经过系统审查后,订单才可以到部门。同样的方法也在财务、销售、生产和制造领域发挥了作用,使公司内部真正形成了几个相互协同作业的支持子系统。第三层是将这些优化统一的流程在计算机系统中实现,即电子化,达到信息的集成、准确和实时。
最初的进度要求是,所有流程设计都必须在第三阶段完成,包括系统培训在内,但这种进度设计是基于实施人员对R/3系统非常很了解的前提之下,但实施如此大的系统对于联想还是第一次,对于德勤公司的方法论和SAP公司的R/3系统如何与本企业的流程相结合还不完全理解。“实际上到了项目实施的第四阶段,我们才真正了解了第三阶段的要求,在真正理解了方法论的含意后,我们又回过头来对第三阶段的缺陷进行弥补、修正,通过这次ERP的实施,我们认识到对一个事物的认识绝不是完全按顺序发展的,而是在不断实践的过程螺旋上升、反复交错的。德勤的方法论本身只是一个思想,对于这些思想的理解就像学游泳一样,无论老师如何强调姿势和要领,但只要你没有下过水,你就永远也不会真正了解那些要领的含意,只有在实践的过程中才能够完成对动作要领的回想和完善。”
虽然R/3系统设计了一系列的Switch,但对于一个中国的大企业来说,不可能所有的功能都能通过Switch来实现和满足,对于R/3系统中极富特色的部分,公司都不计代价地吸收到了其ERP系统中。如信用管理,过去联想对信用管理的认识仅限于是支持某一产品销售的促销手段,由于国内企业资金普遍较为紧张,因此常常将信用额度作为支持销售的手段,长期以来信用额度一直是由各个产品销售部门自行掌握,但从国际标准的角度看,信用额度代表着一个企业的资金状况,在这一方面联想吸取了系统的宝贵经验,将信用额度集中到了事业部一级进行管理。
对于R/3系统的不足,在联想ERP系统也得到了补允。例如联想集团经过多年的实践和摸索,在自行开发的财务系统中积累了宝贵的经验,在1995年以后,根据当时的财务状况,联想公司发现,所购买的元器件随着库存时间的增加,其价值也发生了变化,因此不能按原值充损,但在库存账目上所反映的却仍然是购进时的价值,没有体现出亏损,导致大家都不关心对库存产品的处理,使库存越积越多,给企业造成很大的经营风险。另外,由于国内的特殊原因,许多企业的应收账款长期不能回收而成为坏账。针对这种情况,账务系统制定了一项“计提两面金”制度,即“计提削价准备金”和“计提坏账准备金”。“计提削价准备金”的具体操作方法是,当产品进入库存后三个月就开始折算损耗,在损益上减去10%,一年以后,该产品无论是否已经卖出,在账面上已经没有价值了。而“计提坏账准备金”也是以同样的方法将可能成为坏账的资金先行计提,一旦回收还可以反冲。这些优越的特性都在ERP系统中得到了保留,并与R/3系统开发了相应的接口。正因为联想是一个IT企业,拥有一大批对应用系统极为了解的科技人员,他们对IT技术本身的把握能力非常强,因此,在这些系统的二次开发过程中,联想的科技人员发挥了极大的作用。
ERP带来了什么? 在谈到ERP系统对企业业务流程所起的作用时,王晓岩总监说:“流程设计是配置的基础,但反过来配置又会对流程有一定限制,因为流程设计不能是无边界的想像,它必须结合系统去做。另外,在设计流程过程中,必须对许多细节非常清楚,如果不结合系统就很难深入到细节,在第三阶段,项目组清理、规范和优化了77个业务流程,在全公司范围内,特别是业务部门进一步巩固了流程和流程优化的意识,初步掌握了流程优化的方法,为公司通过规范化的管理提高竞争力打下了基础。通过ERP的实施,初步实现了流程的电子化,利用IT手段实现了信息的一次处理与共享机制,把串行工作流程改造为并行工作流程,同时转变为以客户为导向设计流程,为今后以电子商务为核心的互联网业务提供了前提。ERP的实施减少了工作中的冗余环节,促进了公司的管理扁平化,为新的矩阵管理的引入和变革提供了技术条件。”
联想ERP系统从技术上讲是一套先进的信息系统,这套系统拥有较强的开放性和稳定性。联想实施的这套系统在国际上拥有较为广泛的客户和市场影响力,围绕系统、开发了许多标准的应用接口,这些软件对于联想在新经济时代的发展具有重要的意义。ERP的实施,为联想在企业信息功能和结构方面建立了统一的业务标准,使其拥有了一个统一的信息平台,利用这个平台,可以对整个公司的信息流进行统一的规划和建设,公司的财务、销售、库存管理等多个环节被集成在同一个信息系统里面,减少了数据冗余,使整个公司的信息流动更加有序和安全。由于系统高度集成,用户订单、库存、采购等业务流程中的数据流能够进行实时更新,数据也实现了在用户之间的集成和共享,既保证了用户的满意度,又是企业降低运作成本、提高盈利水平和工作效率的保障。

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