工作流管理系统中存储的数据可以分成：工作流控制数据，它是工作流执行服务对其进行控制，用于处理过程或活动实例；相关数据，控制过程实例状态转换的条件，并决定相关的逻辑走向，可以被应用所修改；应用数据，是指由应用程序操作的数据，反映的是具体业务的实际内容信息，它是在整个流程中进行流动。实际上，前两个数据是工作流管理系统中本身需要的数据，第三类数据是其他系统中的业务数据。在进行业务处理的过程中，能够将ERP系统结构化的数据在进行流程控制的过程中，通过一次性的数据输入、流程的控制，到最后自动产生到具体的应用系统，将会提高整个系统的最大效能；同时，ERP系统中的相关信息的访问，将有助于一个过程实例的最终决策。因此，ERP应用系统中的数据能够在工作流系统中被有效的访问和更新，将是至关重要的。

5．其它应用的调用

工作流管理系统在设计和实施中，都必须提供足够的柔性，来满足不同应用的需要。在与不同的应用系统进行交互时，要提供足够的灵活性。可以建立应用接口规范和提供标准的API函数在不同的系统间进行交互；可以建立灵活的调用通道，直接调用ERP系统中的应用进行事务处理，这种调用可以在分布和异构的系统间进行。

三、工作流技术的发展与应用现状

工作流技术的发展，经过十几年的努力，取得一定的结果。但在实际应用中，应用的企业还是较少，应用的范围窄，效果不理想。这里与产品的全面性、集成性有关，也有企业应用的状况有关，具体有以下几点：

1．工作流底层环境的建立

工作流管理系统必须建立在底层通信的基础上，才能实现分布计算，这要额外付出经费和精力进行构筑，这是企业所不希望的，从而限制了在企业中的广泛应用。

2．标准化程度差

不同的厂商所提供的工作流产品具有自己独立的一套工作流模型、工作流定义语言、API函数。但难于在不同系统之间进行交互，集成的效果不理想，不能方便地在不同系统间进行应用对像的重复利用和数据的方便交流。

3．系统的集成性不理想

工作流管理系统没有达到真正地集成，还是在自己独立地运行，处理一些行政上的简单的流程业务，不能很好将OA、ERP、CRM、SCM等具体事务处理系统紧密地联系在一起，达到数据录入一次即可有效的目的。

4．实现的复杂性

实施一个完整的工作流管理系统，是一个复杂的过程，要了解其它应用系统的业务、进行流程处理分析、业务流程的改造、管理规程和操作规范建立等。并且还必须有不同软件供应商的全力配合，原因是企业不可能在短的时间内了解所有系统的来龙去脉，并得以实现。

5．系统的安全性

系统中对于并发访问和异常错误缺乏正确和可靠的支持。一旦系统出现非正常退出，如何恢复数据并保证数据的一致性还需要解决。

6．企业管理者的观念改变

一个系统实施的好与坏，与企业的管理者有密切的关系。要改变手工管理中不合理的流程方式，充分借助计算机应用系统来指导工作。设想一个管理者都不经常进入企业的计算机应用系统，那末，如何能够使该系统发挥作用和提高管理水平。任何一个应用系统实施成功标记就是：成功=使用。

目前工作流技术的研究日益受到人们的重视，不仅有大学和研究机构在开展多项研究、产品供应商也在不断地推出新的产品，来补充应用中存在的不足。研究的主要问题包括三个方面：工作流的理论基础，包括：体系、模型、语言、接口等；工作流实现技术，包括：性能、可靠性方面的研究；工作流技术的应用，包括：实施方法、应用集成等。