背景资料
　　杭州市档案馆有两个档案来源：一是市直机关、群众团体及其直属单位、市属企事业单位的档案；一个是从各单位以及社会上征集的档案。杭州市档案局对档案的处理程序是这样的：接收档案时将检查档案确认无误后并填写移交接收单—专业档案业务人员对接收下来的档案进行整理—相关业务人员再行检查无误后归档入库保管。
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　　档案馆原先的查询方式以条目查找为主，能实现全文查找的还非常少，但条目检索有很大的局限性，很多时候文件的标题中不可能涵盖所有重要的内容。因此，实现全文检索就成为杭州市档案馆网上图书馆的重要目标。而且用条目进行档案管理的话，条目就必然要求分的很细，基本上要求4级条目，比如法律大条目的档案下要分清楚各门类的法律，而利用计算机管理的话就可以进行大流水作业，只需要归到一个法律的类号就可以了。
　　不仅仅是信息不全，手工查询的流程也比较繁琐，查询者先要查到案卷目录，再查到文件目录，根据文件目录记录的档案档号信息查到档案在库房的存放地址，然后通知库房调卷，办理相关手续。纸质文件给检索调阅带来了困难，而且在这个过程中，查询的途径不够全、查全率低、查准率低，容易出现文件丢失、损坏或无法找到所需的资料，难以充分的利用档案资源向政府机关部门和公众提供良好的服务。
　　而且档案的数字化工作本身的程度也并不成熟，杭州市档案局（馆）馆藏档案以纸张的存储介质为主（25万卷×100页=2500万页），辅助的存储介质有磁带（录音带（98盒）、影像带（400卷合规格有3/4和1/2）），黑白照片、彩色照片（10000张）和部分电子文档资料，主要的管理检索模式仍以手工进行。由于大部分的馆藏的存储介质是纸质文件，纸质文件不仅难以永久保存和备份，极易受到外界的环境的损坏，而且占用的大量空间，随着数量的不断增加，仓储的费用和管理成本不断增加。因此，在建设网上档案馆的同时，档案的数字化工作也要加快步伐。2003年11月4日，杭州信雅达股份有限公司与杭州市档案局正式签约合作，共同构建一个基于网络的现代化网上数字档案馆。
　　技术资料
　　网上档案馆应用平台采用IBM Content Manager内容管理平台，作为整个系统的存储、管理和发布的中心，该系统平台提供了对大量数据存储检索的解决方案，提供了很好的权限管理机制，能够方便、快捷地存储、管理、检索和发布档案馆档案数字化后的影像文件、音频视频流媒体文件等。
　　系统架构
　　档案数字化综合应用平台系统采用J2EE体系，应用模块都采用组件方式实现B/S模式的操作。实现“应用层——服务层——存储层”的三层架构，通过构建内容管理服务层，以XML数据格式为网上档案馆主系统的标准数据格式，在工作流引擎的支持下，接受系统客户端或其他系统的进行双向交互，通过WebSphere中间件等中间层访问Content Manager底层存储系统，进行相应的业务处理。
　　办公自动化系统采用Lotus Domino 作为系统服务器软件，随着时间的推移，Lotus Domino上的数据量逐渐增加，可以将Lotus中的部分占据空间的数据，如影像文件、压缩文件等通过CommonStore for Lotus存储到内容管理平台中进行备份和归档，从而节省Lotus Server 上的存储空间，提高Lotus Server的响应效率。
　　档案数字化系统形成的计算机文档，通过接口存储到IBM 内容管理平台中进行存储和管理。
　　各系统通过EIP Toolkit可以检索访问IBM Content Manager内容存储平台中存储的各种数据，其中视频和音频文件可以通过IBM Video Charge以流媒体形式提供，在检索下载的同时提过对视频和音频的调阅、查看。
　　通过IBM 中文语言检索引擎CLS为整个系统平台提供了丰富的文本处理功能，包括文本分析、全文检索和语言检索等。
　　应用效果
　　(1)纸质档案方面的应用效果：系统应用后，对原有纸质档案进行扫描加工成影像，目前已经对中共杭州市委（办公室）、杭州市人民政府（市府办）、杭州市园文局（市园林管理局）共3个全宗的7000多卷案卷进行了数字化影像加工，完成了近700000页的影像加工。对这些档案的使用，可直接在网上进行操作，不用调实际纸质案卷进行查阅，大大缩减了外来利用者的查询时间，既方便了外来利用者，又提高了工作人员的工作效率。举例来说，使用本系统之前，查阅一份案卷，要经过“纸质目录查询->得到纸质档案的所在地址->接待人员递交所需档案清单->库房人员调出档案->接待人员登记档案->利用者使用->接待人员索回档案->库房人员入库”这样一个繁琐的流程，利用者不方便，管理上也不方便，还可能对纸质档案原件造成破损。使用本系统后，只需要经过“接待人员登记利用者->利用者登录系统直接查阅影像”这样简单的两个步骤，就能基本上满足利用者的查阅档案的需求，大大减少了业务流程。两者相比较，前者查阅到一份档案并进行实物查询需要半天左右时间，而后者只需要10分钟。这是几个数量级上的效率提升！
　　(2)局内办公方面的应用效果：杭州市档案局在实施本系统之前，并没有自己的办公自动化和业务操作系统，工作人员的各项工作，基本上都是自己在纸张上记录台帐，或者在计算机里面以个人Word文档、Excel表格的形式对工作内容、工作成果进行记录。各个处室领导、局领导对自己处室的工作人员、局内工作人员的工作情况、工作内容和工作成果不能即时得到；局内各工作人员的交流也不方便。本系统实现了办公自动化和业务处理的统一，各工作人员可在自己的岗位上按部就班的操作，各实际工作内容、成果都能及时反馈到处室领导、局领导手中；同事之间也可利用本系统进行沟通交流，这就能大大促进领导对工作的决断。举例来说，使用本系统之前，办公室在收到市政府的发文后，需要将发文打印多份，然后相关处室进行传阅，一份文件各相关人员传阅签字完毕，需要半天左右的时间。使用本系统之后，办公室收到市政府的发文后，只需要在公文处理中进行转发，各相关人员能同时及时收到发文并查阅签字，一份文件传阅签字完毕，只需要半小时左右。同时，领导可在即时查阅到工作人员是否已经查看过发文。
　　（3)政务外网中利用方面的应用效果：本系统目前已经完成在政务外网中，利用公务员邮箱进行统一登录的功能，使用公务员邮箱，各部委局办工作人员，只要使用自己的公务员邮箱用户名和密码进行远程登录，就拥有查阅档案的权限，而其中的指定用户，还可在网上进行年检工作，方便了各部委局办对所需要档案的查阅需求，方便了年检数据的网上递交和检查，各相关单位整体工作的效能又上了一个新台阶。
　　对本系统建设的简要自评
　　(1)系统采用IBM CM：其具有专利技术的三角形架构，符合J2EE 标准，极具扩展性、安全性和稳定性；其面向对象的物理数据模型，能有效的实现对海量多媒体大对象等数据的管理；IBM CM 应用到档案领域在国内还是首次。
　　(2) 丰富的检索方式：系统支持参量检索、全文检索、图像检索、音频和视频检索等。其中的全文检索，能针对图像识别后的全文进行智能检索，以最快捷的方式来满足用户检索需求。
　　(3) 提供对各种格式的档案、资料、现行文件等进行采集、管理、利用，能满足目前档案局的档案管理要求，并可在此基础上进行扩充。
　　(4)提供网上年检的一整套解决方案，各个下属部委机关在网上就可以进行年检工作。年检工作在网上即可实现，在国内还是首次。
　　(5)将办公自动化与业务处理融为一体，既满足了平时的办公需求，又满足了档案专门业务的处理需求。业务处理与办公自动化无缝结合，在国内也是不多见的。