合同管理

　　对草拟的合同的专门管理，利用工作流定义功能，定义“草拟”等环节，系统自动传至有关员工的“待办事宜”中审批处理、编号、打印正本（标准文本则直接填制）、对方盖章、公司盖章、分发、办结后自动电子归档（归入档案管理中），并做到对合同执行的监控（如付款、对合同对方的评价、到期前的续约提醒、续约情况等等），有提示功能。

　　七、预、结算及报销

　　e-cology系统预、结算及包销功能是以“财务管理模块(e-Financials)”为主线，协同“工作流模块(e-Workflow)”、“知识文档模块(e-Docuument)”、“人力资源模块(e-HRM)”提供下属和财务、审批人可查询借款及支付情况查询，实现财务预算的电子化审批。包括：

　　对财务数据进行集中管理

　　获得对企业绩效宏观和微观上的认识

　　预算和实际支出的比较

　　提供各类固定及自定义之财务报告

　　集成其它的财务系统向管理层展现公司情况

　　协同性:找到某个财务数据,就能找到与这个财务数据相关的所有信息(客户/其它财务数据/项目/资产/计划/流程/文档/人员)

　　具体表现为：通过工作流管理实现所有的财务相关流程都可以可以通过工作流的方式进行流转，包括：预算审批、借款、商户结算等；通过知识管理功能，管理人员相关的合同，客户相关资料；通过人力资源管理结合财务管理实现人员占用资产统计和相关费用统计。

　　八、邮件、短消息、即时通信以及传真系统的运用

　　邮件

　　协同管理平台(e-cology)运用所有遵循POP3/SMT协议的邮件服务器，与主流的Exchange、Lotus notes等结合在一起。直接可以在系统上收发邮件，不需要再次进行客户的端的安装，直接可以在系统上收发邮件。

　　短消息、即时通信工具

　　短消息功能将邮件系统和e-cology系统的功能和应用扩展到员工以及客户的手机上，满足了广大用户对移动办公的需求。例如：员工可以通过系统与同事或者客户进行手机短消息通信；也可以通过手机发送、接收和回复短信到接收者的邮件系统；通过邮件和手机短信的互通实现移动状态下的工作流程通知和待办事宜提醒。目前并已实现与腾迅RTX集成，实现即时通信、在线信息提醒、传输文件、以及视频会议等功能。

　　与传真系统集成，可以直接在协同办公OA系统上收、发传真。

　　九、资产管理

　　以e-cology的“资产管理(e-Logistics)”为主线，协同“工作流管理”“知识文档管理”“人力资源管理”来实现资源利用的管理，所有的借用、维修、各种申请都可以通过工作流的方式进行流转；通过知识管理功能，管理资源相关的原始资料，如：发票、采购合同、维修卡等；结合人力资源实现人员占用资产统计。

　　十、企业文化制度、人与组织的协同发展

　　企业文化的管理要关注人、规章制度两个方面的内容，泛微根据对“企业文化”需求的理解，主要采用e-cology的“知识文档模块”实现，与“工作流模块”和“人力资源模块”协同。

　　为知识搜集和沉淀、积累、传递为主要目标的过程。

　　建立知识管理模块，将太平保险公司内部所有已经沉淀下来的文档按照一定的组织或类别按照一定的权限控制进行整理和规范使用。在管理上太平保险公司的管理层应该从管理方式上做出制定，要求所有的员工将所有有用的文档按照一定的目录或类别进行存储。不但提供自定义的文档存放，还允许用户将文档在一定的权限泛微内实现共享与文件的流动。

　　扩大知识采集范围和发布方式方法，建立部门信息门户，和企业业务应用系统数据集成。

　　知识的来源可以限于现有的电子形式的文档，系统提供的知识管理功能还可以MAIL或项目管理、流程管理、人力资源管理系统进行集成。

　　实现企业级流程管理

　　引进流程方法，实现项目管理、个性化服务的知识传播和发布，初步实现个人信息门户，让企业知识信息围绕人的工作性质和阶段任务，主动发布和呈现，初步实现信息围着个人转的信息流体系。在这部分的话就是需要与人力资源功和工作流能相结合，通过在人力资源中的组织与岗位的分布，实现知识与职责的互动，形成个性化的信息与知识服务。通过工作流程的使用，实现知识的再次利用与创新，对文档进行动态的管理。

　　建立知识地图。

　　开始专家知识发现机理建设。提高知识关联度，和知识的参考价值。

　　整合的业务系统

　　使业务系统和事物系统紧密整和互操作，使企业内个人的知识获取和业务动作整合一体，而把业务动作过程中的知识自动搜集归纳的真正的知识循环系统。实现知识管理为企业员工经营行为提供有效知识支持。深入挖掘整理企业内部分散的知识和业务数据，为决策提供有价值关联性知识参考，实现知识管理为决策服务的主要目的。

　　员工档案记录

　　员工的档案记录功能是在专门的人力资源模块下进行管理。

　　规章制度，包括员工手册、制度、公文

　　知识管理库中建立各种形式的制度文件，格式内容没有限制。

　　制度文件可以建立版本控制，满足企业的长期发展。每一个阶段的规章制度都可以保留。

　　制度文件的权限控制，

　　根据不同的制度内容，可以根据角色、用户、部门以及安全级别来确立查看范围。另外，在制度的建立过程中，可以通过系统的工作流实现对制度的建立、修改、制定的过程管理，最后可以发布到规章制度库中。

　　公告新闻，包括内部公告、内部新闻

　　在系统中，不仅有专门的公告管理还有内部的新闻管理。任何的一个新闻与公告都可以在工作流中进行提交，通过一定的流程进行审批之后，公告的话直接可以发布到首页上的公告栏，而新闻的话可以按照发布到部门的新闻页或以类型为主的新闻页，还可以是内部或外部网站。

　　在显示时间上，用户可以在发布该公告或新闻的时候设定它在公告栏或新闻页的显示时间，一旦超过时间，他会自动从各个栏位撤消。而所有的文件其实都保存在知识管理库中的公告或新闻目录中。

　　公告也可以进行手动的删除。

　　培训课件共享

　　培训课件是与人力资源一起共同完成的，其中还包含工作流的运用。太平保险公司通过提交各个部门的培训请求与计划之后，人力资源部门在人力资源模块中制定详尽的培训安排，培训所产生的文件都可以归结到在知识管理中的课件文件中。因此，整个员工的培训过程是由三方面协同工作完成。课件的共享范围也是有权限控制的。课件或人力资源部的管理员可以随时调整课件的安全性选项。

　　员工考评数据管理

　　考评数据管理也由三方面完成，工作流、知识管理、人力资源。

　　通过工作流提供员工的各个考评数据，经过汇总与审批最后归结到知识管理中，人力资源部根据每个员工的考评数据进行有针对性的工作效率评估。

　　电子刊物：管理由内部和外部信息组成的企业内部电子刊物的管理和查询；

　　通过知识管理中的电子刊物功能，建立分部门、分信息类别的电子刊物。由于太平保险公司的内部网与外部是隔离的，因此，对于外部的信息接受存在一定的困难，但是e-cology平台可以通过电子刊物或内部新闻网站的功能或形式将外部信息引入到内部。在知识管理中建立电子刊物目录，根据不同的刊物内容或形式，通过门户的权限，将个性化的信息提供给相应的内部员工。

　　应用成果

　　通过对泛微协同办公OA系统的成功实施运用，太平保险的办公自动化水平和操作规范得到了很大的提升，工作流程得到广泛应用，从行政事务处理、公文流转、业务审批，都实现了全公司电子化审批统一运作管理，大大提升了公司统一的监管能力和各职能部门及人员办事效率；公司知识管理成功推广，为公司人员整体素质的提升带来帮助，公司的各种知识文档资源在系统得到很好的有效管理，非常方便的实现了知识的积累、共享、利用、创新，为太平的发展和打造知识型企业注入新的活力；系统沟通协作的良好应用，使企业沟通交流、信息传达变得随顺畅；资产管理获得很好的管理，使公司资产透明化，能够让公司资产的使用为企业发挥最大效应。