五、行政办公管理

　　结合e-cology的知识管理、人力资源管理、资产管理、工作流程管理、客户管理、财务管理、报表中心来实现太平保险公司的行政办公需求。所有在办公自动化中的收、发文、合同管理、预结算管理、采购管理、档案管理、日程管理、工作计划、工作总结、短消息管理、邮件管理、各类报表等都可通过e-cology的相应模块协同完成。

　　收、发文、合同管理、内部文件管理、档案管理在运用了知识管理、客户管理以及工作流程管理；

　　预结算管理、采购管理可通过财务管理模块实现，对部门及个人可进行部门预结算、结合工作流程实现费用报销、借款及采购管理。

　　日程安排、工作计划、总结与泛微的人力资源、项目管理、工作流以及与产品数据管理中的项目管理，进行互动，实现数据的多源化；

　　短消息与邮件都是结合在工作流程中，也可以单独使用；

　　在行政办公管理中还包括会议管理、培训管理。其中会议管理以及培训管理又与人力资源以及知识管理来互动完成；

　　资产管理也归结到行政办公管理功能中，实现对办公设备以及太平保险公司固定资产以及会议、车辆的管理、图书资料、证照管理、办公用品管理等；

　　六、公文管理

　　作为现代办公的其本功能，为用户提供了较为完整的一套办公室常用的公文处理流转系统。行政办公按文档类别可分为收文管理、发文管理、档案管理、签报管理、用印管理和任务督办。因此太平保险公司的收发文、档案管理、公告等都归结到行政办公中。

　　用户可在系统的工作流中进行公文的起草、流转、编辑、签发、登记、归档、等操作，从而实现太平保险公司办文的自动化。

　　收文管理、发文管理和档案管理的协同运作，使企业实现文档的一体化管理。

　　收文管理

　　收文管理的功能主要是以电子文档的形式处理和记载上级公文、平级来文等公文，然后通过e-cology系统来代替以前的办理模式。从而提高了办文的运转速度、公文办理信息的完整性，用户可根据公文的登记日期、缓急程度、当前流转状态、当前处理人员快速有效地找到相关文档做相应操作。

　　在系统设置中被赋予“收文登记员”的角色或人员可以将来文扫描或直接手工输入。收文登记的内容包括收文主题、收文来源、收文分类、收文编号（系统根据分类自动生成）、缓急程度、密级性、登记员、起草时间、文件内容和附件，以及收文流转的流程名称等信息。

　　在收文登记时，有些登记项系统会自动生成，有些登记项已经提供了标准信息供您选择，有些登记项系统会提供一些智能化的提示，这样就提供用户使用方便，遵循本系统处处从用户角度出发的原则。

　　流程管理员可根据需要，将流转中的文档重置到流程的任何一个节点，再进行流转，从而提高了流程的应变能力。

　　若收文流转过程中超过了设定的办文时限，系统会自动将催办信息发送到当前处理人员的待办事宜，提醒用户及时办理公文。

　　具有发布权限的用户，可把有些已办理完成的收文发布到“信息发布”模块中，并设定有权限查看该文件的用户，使文件发挥它应有的作用。

　　在整个收文流转过程中，收文每经过一个节点，系统会自动记录每个节点的处理人员，处理时间，处理信息等，让用户更清晰地了解当前收文的日志信息。

　　有“收文归档员”权限的用户可把已流转结束的收文归档到“档案管理”数据库，归档员可以单个归档，也可以批量归档，一次性处理多个文档。

　　发文管理

　　发文管理主要是处理内部制定的或外来文件转发的公文，起草的电子文件一般需逐级通过各级领导的审批和修改，最后提交相关主管领导签发并登记归档。

　　真正实现了无纸化办工，将传统手工的、繁琐的公文处理转为轻松的计算机联网办公，安全、可靠、省时、省力，使办公人员彻底从传统办公模式中解脱出来。

　　在系统设置中被赋予“发文起草员”的角色或人员有起草发文的权限。起草的内容大致有发文主题、发文分类、发文编号（系统根据分类自动生成）、起草人、起草时间、发文正文和附件，以及发文流转的流程名称等信息。

　　起草员确认文件起草完成后，进入审批，系统会根据审批的流程把发文自动流转到相应的处理人员处。

　　发文审批过程中的人员可以从待办事宜获悉待审批信息，并直接打开文档。根据系统管理员赋予的权限，进行修改正文，添加意见，继续流转，结束流转，传阅文档、电子签名等操作。编辑文件时，系统可记录并区别多个不同的人对文件的修改印记。系统提供电子签名以提高审批文件的安全性。

　　系统将权限设置细化，所有发文的登记也可以定义在流程中的任意一个节点，真正实现了流程的自定义。

　　发文登记员可对已流转完毕的发文进行意见汇总，汇总后的意见独立成文，查看方便。

　　档案管理

　　太平保险公司可以根据案卷类别的不同，在知识管理库建立需要的案卷库。并可供普通用户进行网上借阅，实现多人同时借阅的模式。还不仅提供用户以案卷为单位进行借阅，也可以只借阅案卷中的一个或多个文件。

　　所有收、发文管理模块中的文档经归档员归档后都会自动转移到档案管理的已归档文件中，并根据来源进行自动分类。

　　档案管理员也可在以归档文件窗口中，进行独立归档（如，将以前的文件录入系统）。

　　档案管理员可对各案卷中的文件进行调整（如，将案卷中的文件移出），还可决定每个案卷在封卷后的借阅情况（如，是否可对外借阅；借阅到案卷一级还是案卷中的文档一级；借阅对象是系统中的所有人员还是部分人员等）。

　　档案管理员还有权设定案卷可借阅的范围，即可以指定案卷可借阅的人员/角色/部门。

　　案卷管理员可将案卷中的一个或多个文件发布到信息发布数据库中。案卷管理员的发布权限，可在系统设置中设置发布员及其权限时设定。

　　系统提供借阅管理的窗口，在此档案管理员可查看普通用户提交的借阅申请，并执行审批（如，同意、拒绝等相关操作），同时也可添加个人意见（如，关于借阅时间的长短可协商后再决定）。

　　提供一般用户借阅案卷或文件的列表（列表分案卷一级和文档一级），用户在未提出借阅申请前，只能看到案卷或文档的标题，只有在提出借阅申请并得到管理员同意后，才有权限查看到案卷或文件的具体内容。

　　用户在借阅期限内，查看完相关的案卷或文件后，可自行归还。若用户未及时归还，系统会自动发出提示邮件，催促用户归还，并可设定催还的间隔期限，如每2天发送一封邮件。系统管理员也可主动收回借阅权限。

　　若用户到时仍想借阅，可填写续借申请单。申请续借该案卷或文件，需经管理员审批通过后才有继续借阅的权限。